Cuando se hace un conteo físico, debo indicar en FinanzaPro la fecha en la que hice el conteo. Esto es importante para que FinanzaPro pueda comparar los conteos indicados, con las existencias a ese momento. 

Sin embargo, la fecha que indique va a depender de la hora en la que se hizo el conteo del inventario, y puede que no sea algo tan trivial como simplemente indicar la fecha en la que se realizó el conteo.

Cuando se hace el conteo al inicio del día o al final del día

Cuando yo indico la fecha del inventario físico en FinanzaPro (tanto en la ventana de inventario, que es la fecha que se usa para el ajuste, como en el reporte de discrepancias, que es la fecha que se usa para el reporte), esta fecha se debe tomar como "la fecha del inventario al final del día". Es decir, que si indico "2 de Febrero" como fecha del inventario físico, le estoy indicando a FinanzaPro que debe comparar mi conteo con las cantidades en FinanzaPro "del inventario al final del día 2 de Febrero".

Entonces, si por ejemplo yo hice un inventario el Sábado en la mañana, antes de empezar a facturar, el inventario al final del día sería el del Viernes, no el del Sábado (puesto que el conteo se hizo en la mañana y ese inventario es el del día Viernes "al final del día").

Si hice el inventario el Sábado en la noche, después de cerrar, entonces el inventario al final del día, sería el del Sábado.

Cuando se hace el conteo mientras estoy facturando

Idealmente, si uno hace conteos de inventario físico, debería hacerlos antes de facturar, o después de facturar; de lo contrario, el proceso del conteo se hace más complejo y requiere de mucho más cuidado.

Cuando uno hace inventarios físicos mientras factura, se debe tomar una decisión: el inventario que voy a ingresar va a ser el de ANTES de facturar, o va a ser el de DESPUÉS de facturar.

Recordemos que en FinanzaPro debemos indicar la fecha del inventario "al final del día", y por eso debemos hacer esta elección, para poder indicar el conteo al final del día (después de facturar) o el conteo al inicio del día (antes de facturar, lo que significaría que es el inventario al final del día, del día anterior).

Como ejemplo, vamos a decidir que vamos a ingresar el conteo ANTES de facturar, y vamos a usar fecha del Viernes.

Bajo este escenario, la regla es:

Al momento de contar el producto, debe agregar únicamente las ventas realizadas hasta ese momento. No debo considerar las ventas realizadas después del conteo.

Entonces:

Si el producto que estamos contando, al momento de contarlo, no tiene ventas, entonces usamos el dato tal cual. Es decir, si por ejemplo, contamos 15 el sábado al medio día y a esa hora, no había ventas, usamos 15 en el conteo físico, sin importar si en la tarde se vendieron 10.

Si por otro lado, el producto que estamos contando, al momento de contarlo, YA tiene ventas, entonces en ese momento, cuando lo contamos, debemos SUMAR las ventas que llevamos hasta el momento de ese producto. Las que se hagan después, no importan, no se deben sumar. Pero las que se hayan hecho al momento de hacer el conteo, sí se deben sumar para poder tener el conteo real al final del día Viernes.

Si por otro lado, decidiéramos que vamos a indicar el conteo DESPUÉS de facturar, entonces la regla es:

Al momento de contar el producto, debe agregar las ventas realizadas hasta ese momento. Luego, al final del día, debe tomar todos los productos y restar las ventas totales de ese día.

Este caso es más laborioso, y no lo recomendamos. Pero de querer hacerlo de esta manera, también se puede hacer. Por ejemplo, si contamos 15 el sábado al medio día y a esa hora, habíamos vendido 5 unidades. anotamos 20 como conteo físico. Si durante el día se vendieron en total 12 unidades, restamos esas 12 a los 20 que contamos, para un total final de 8 unidades al final del día (después de facturar).

Como se puede observar, cuando se hacen inventarios mientras se factura, no es simplemente tomar las ventas del día y sumarlas o restarlas. Si se decide que vamos a indicar los conteos ANTES de facturar, por ejemplo, al conteo que hagamos se deben sumar únicamente las ventas que se hicieron ANTES del conteo, y no las que se hicieron después del conteo. 

Una alternativa: los inventarios parciales

Si no es posible hacer un inventario total antes o después de facturar, también está la posibilidad de hacer inventarios parciales, en donde solo se hacen conteos de una cantidad reducida de productos de nuestro inventario.

Las ventajas de hacer un inventario parcial es que pueden hacer inventarios más pequeños y localizados, y hacerlos durante varios días sin necesidad de seguir los controles o requerimientos de un inventario total (que son básicamente hacer el inventario antes o después de abrir o cerrar facturación, o si se va a hacer durante el día, llevar un control estricto de qué se facturó o no antes de contar el producto).

La desventaja de hacer un inventario parcial, es que solo se revisa lo que se cuenta. Si no hay producto, no se cuenta, y por lo tanto, no se incluye en el inventario parcial. Por ejemplo, si en físico hay 0, y no se cuenta, pero en sistema hay 5, esa diferencia no se va a ver reflejada en el ajuste de inventario requerido. En un inventario total, como todo se pone en cero, lo que no se cuenta, se lleva a cero y se ajusta con respecto a eso.

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