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Facturación Electrónica
Cómo funciona la recepción de documentos electrónicos por correo
Cómo funciona la recepción de documentos electrónicos por correo

En este artículo, te explicamos cómo funciona el proceso y qué hace FinanzaPro con los documentos recibidos.

Actualizado hace más de una semana

FinanzaPro procesa de manera automática los documentos electrónicos recibidos en la dirección de correo de facturación electrónica que te asigna FinanzaPro. Para más información de cómo se configura esta dirección electrónica, haz click aquí.

FinanzaPro recibe y procesa dos tipos de documentos electrónicos:

  1. Los generados por tus proveedores (facturas electrónicas, notas de crédito y notas de débito)

  2. Las confirmaciones o aceptaciones de tus clientes de las facturas que les envías.

Recepción de documentos de tus proveedores

Para recibir las facturas de tus proveedores, debes darles tu dirección de facturación electrónica asignada por FinanzaPro para que te envíen las facturas a esa dirección. Esta dirección va a tener el formato:

<tu-identificación>@fe.finanzapro.com

En el momento en que tus proveedores te envían una factura, FinanzaPro realiza las siguientes acciones sobre el correo:

  1. Extrae los XML y el PDF del correo.

  2. Sube los XML a FinanzaPro a la opción Documentos Electrónicos Pendientes de Confirmar del menú Gastos del App de Windows de FinanzaPro.

  3. Si el correo ya incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro guarda de una vez el estado de la factura en FinanzaPro.

  4. Si el correo NO incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro deja el estado en blanco y lo obtiene hasta el momento en el que vayas a aceptar esa factura.

  5. Si el correo SOLO incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro va a buscar la factura previamente recibida de tu proveedor, y va a actualizar el estado.

  6. En caso de que la factura de tu proveedor haya sido rechazada por Hacienda, te va a notificar del problema.

  7. Luego, FinanzaPro va a guardar todos los documentos recibidos--tanto el XML como el PDF--en tu cuenta.

  8. Finalmente, te va a re-enviar una copia del correo recibido y una notificación indicando el resultado del procesamiento del correo recibido (si hay una factura nueva, si hubo algún problema, etc).

Los PDF no se pueden observar todavía desde el sistema, pero es algo que se va a agregar pronto. Sin embargo, sí se guardan al momento de recibir el PDF con el documento electrónico correspondiente.

Los siguientes procesos se llevan a cabo en el App de Windows de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro

Confirmación de documentos pendientes

Conforme se van recibiendo documentos en tu dirección de correo electrónico, FinanzaPro los va almacenando en la opción Documentos Electrónicos Pendientes de Confirmar, en la pestaña Gastos:

Ahí vas a encontrar la lista completa de todos los comprobantes que debes validar y confirmar:

La aceptación de documentos puede hacerse uno por uno, o bien de forma masiva.

Ten en cuenta que en la confirmación de documentos, manual o masiva, en el caso de que algún documento electrónico se encuentre repetido, solo se va a aceptar uno y el otro debe ser eliminado. La siguiente imagen muestra algunos documentos electrónicos duplicados:

Aceptar parcialmente o rechazar un documento

En el caso de aceptaciones parciales o rechazos, debes hacer el proceso para cada documento de manera individual. Simplemente buscas el documento que deseas aceptar parcialmente o rechazar, y haces clic en el botón Confirmar Documento:

Esto te va a mostrar la ventana en donde puedes hacer el proceso de aceptación parcial o rechazo de un documento de forma individual:

Y también te permite aceptar el documento en cuestión.

Aceptación masiva de documentos

En el caso de la aceptación de documentos, puedes hacerlo de manera individual como se indica en la sección anterior, pero para agilizar este proceso de aceptación, es mejor utilizar la opción de aceptar de forma masiva en todos los documentos que tengas pendientes de aceptar. Para esto, primero debes seleccionar todos aquellos documentos que deseas aceptar:

Luego, debes hacer click en el botón Aceptar Documentos Seleccionados:

Al hacer esto, el sistema realizará la aceptación de todos los documentos que seleccionaste.

Al confirmar un documento, este desaparece de la opción Documentos Electrónicos Pendientes de Confirmar, y lo podrás observar ahora en la opción Documentos Recibidos en la pestaña Gastos.

Recepción de confirmaciones de tus clientes

El proceso de recibir confirmaciones de tus clientes, es un proceso en general bastante "silencioso". Si tus clientes aceptan la factura, FinanzaPro no te va a enviar ningún tipo de notificación. Simplemente va a guardar la información de la aceptación junto con el documento enviado, y va a guardar los XML de la confirmación junto con el XML de tu factura o documento enviado.

Únicamente en el caso de rechazos o aceptaciones parciales de facturas por parte de tus clientes, es que FinanzaPro te va a enviar una notificación al respecto, indicándote los detalles que proporcionó el cliente acerca del rechazo o aceptación parcial.

Las respuestas de tus clientes todavía no se pueden observar en la ventana de Histórico de Comprobantes Electrónicos, pero es algo que se va a agregar pronto. Sin embargo, la información sí se guarda al momento de recibir la confirmación.

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