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Cómo funciona la recepción de documentos electrónicos por correo

FinanzaPro procesa de manera automática los documentos electrónicos recibidos en la dirección de correo de facturación electrónica que te asigna FinanzaPro. Para más información de cómo se configura esta dirección electrónica, haz click aquí.

FinanzaPro recibe y procesa dos tipos de documentos electrónicos:

  1. Los generados por tus proveedores (facturas electrónicas, notas de crédito y notas de débito)
  2. Las confirmaciones o aceptaciones de tus clientes de las facturas que les envías.

Recepción de documentos de tus proveedores

Para recibir las facturas de tus proveedores, debes darles tu dirección de facturación electrónica de FinanzaPro para que te envíen las facturas a esa dirección. Esta dirección va a ser de la forma:

<tu-identificación>@fe.finanzapro.com

En el momento en que tus proveedores te envían una factura, FinanzaPro realiza las siguientes acciones sobre el correo:

  1. Extrae los XML y el PDF del correo.
  2. Sube los XML a FinanzaPro, al área de "Documentos Electrónicos Pendientes de Confirmar".
  3. Si el correo ya incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro guarda de una vez el estado de la factura en FinanzaPro.
  4. Si el correo NO incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro deja el estado en blanco y lo obtiene hasta el momento en el que vayas a aceptar esa factura.
  5. Si el correo SOLO incluye la validación de Hacienda de la factura de tu proveedor, FinanzaPro va a buscar la factura previamente recibida de tu proveedor, y va a actualizar el estado.
  6. En caso de que la factura de tu proveedor haya sido rechazada por Hacienda, te va a notificar del problema.
  7. Luego, FinanzaPro va a guardar todos los documentos recibidos--tanto el XML como el PDF--en tu cuenta.
  8. Finalmente, te va a re-enviar una copia del correo recibido y una notificación indicando el resultado del procesamiento del correo recibido (si hay una factura nueva, si hubo algún problema, etc).

NOTA: Los PDF no se pueden observar todavía desde el sistema, pero es algo que se va a agregar pronto. Sin embargo, sí se guardan al momento de recibir el PDF con el documento electrónico correspondiente.

Confirmación de documentos pendientes

Conforme se van recibiendo documentos en tu dirección de correo electrónico, FinanzaPro los va almacenando en el área de "Documentos Electrónicos Pendientes de Confirmar", en la pestaña de "Gastos":

Ahí vas a encontrar la lista completa de todos los comprobantes que debes validar y confirmar:

Aceptar parcialmente o rechazar un documento

En el caso de aceptaciones parciales o rechazos, debes hacer el proceso para cada documento de manera individual. Simplemente buscas el documento que deseas aceptar parcialmente o rechazar, y haces clic en el botón de confirmar documento:

Esto te va a mostrar la ventana en donde puedes hacer el proceso de confirmación individual:

Aceptación de Documentos

En el caso de aceptación de documentos, también puedes hacerlo de manera individual, pero es mejor utilizar la opción de aceptar de manera masiva todos los documentos que tengas pendientes de aceptar. Para esto, primero debes seleccionar todos aquellos documentos que deseas aceptar:

Luego, debes hacer click en el botón de "Aceptar Documentos Seleccionados":

Al hacer esto, el sistema realizará la aceptación de todos los documentos que seleccionaste.

NOTA: Al confirmar un documento, este va a desaparecer de esta ventana, y lo podrás observar ahora en la ventana de "Documentos Recibidos", en la pestaña de "Gastos".

Recepción de confirmaciones de tus clientes

El proceso de recibir confirmaciones de tus clientes, es un proceso en general bastante "silencioso". Si tus clientes aceptan la factura, FinanzaPro no te va a enviar ningún tipo de notificación. Simplemente va a guardar la información de la aceptación junto con el documento enviado, y va a guardar los XML de la confirmación junto con el XML de tu factura o documento enviado.

Únicamente en el caso de rechazos o aceptaciones parciales de facturas por parte de tus clientes, es que FinanzaPro te va a enviar una notificación al respecto, indicándote los detalles que suplió el cliente acerca del rechazo o aceptación parcial.

NOTA: Las respuestas de tus clientes todavía no se pueden observar en la ventana de Histórico de Comprobantes Electrónicos, pero es algo que se va a agregar pronto. Sin embargo, la información sí se guarda al momento de recibir la confirmación.

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