Cómo enviar los comprobantes de pago por correo electrónico

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Enviar los comprobantes de pago por correo, es muy sencillo. Primero, debes aplicar la planilla como siempre lo haces. Luego, realizas todos los procesos de pago para hacer las transferencias bancarias correspondientes.

Cuando ya haz realizado los pagos, debes ir al Histórico de Planillas y buscar la planilla que acabas de aplicar y para la cual deseas enviar los comprobantes de pago.

Abres la planilla, y ahí vas a ver las opciones para enviar los comprobantes de pago por correo electrónico:

Enviar los comprobantes a todas las personas de la planilla

Si deseas enviar todos los comprobantes de pago de la planilla, puedes utilizar la opción de enviar "Todo". Esta opción va a enviar los comprobantes de planilla a todas las personas, aún si ya los has enviado antes. Esta opción la debes usar únicamente la primera vez que envías los comprobantes.

Cuando seleccionas esta opción, FinanzaPro te va a pedir confirmación de que deseas iniciar el proceso. Esto es importante ya que una vez que inicies el proceso, no vas a poder cancelarlo.

Cuando confirmas que deseas enviar los comprobantes, se va a enviar la solicitud al servidor, y se van a empezar a enviar los comprobantes de pago a sus destinatarios:

Si no hubo errores en el envío, vas a recibir un mensaje de confirmación.

Si, por otro lado, uno o más comprobantes presentaron errores en su envío, vas a recibir una lista de los errores que se presentaron. Estos errores indican que nuestro servidor de correos ni siquiera aceptó el correo para enviarlo, por ejemplo, si la dirección de correo electrónico de la persona tenía algún problema:

Una vez que enviaste todos los correos, puedes ver directamente en la planilla si el correo fue enviado o no:

También, en la pestaña de Estadísticas de Envío de Correo, puedes empezar a ver el seguimiento detallado que FinanzaPro le da a cada correo. 

En esta pestaña vas a ver la siguiente información:

1. Cuándo se envió el correo. Este es el momento en el que nuestro servidor de correo aceptó la solicitud de tu cuenta para enviar el correo.

2. Cuándo se entregó el correo. Este dato nos indica el momento en el que FinanzaPro Cloud entregó el correo al servidor de destino. Si el correo está entregado, esto significa que el servidor de destino recibió y aceptó el correo para procesarlo.

3. Si el usuario abrió el correo y cuándo. Esto nos indica el momento en el que el destinatario abrió el correo. Sobre este dato, es importante aclarar que no siempre va a ser posible determinar si la persona a la que enviamos el comprobante abrió el correo o no. En muchos casos, la persona va a abrir el correo, pero por la configuración de su cliente de correo, no nos va a ser posible a nosotros detectar eso.

4. Si el correo fue rebotado. Esto nos indica que el correo no pudo ser entregado a su destinatario. Esto puede darse por muchas razones: el correo no existe, el servidor no existe, el servidor no está disponible para aceptar correos, o porque el usuario tiene el casillero lleno.

Cuando son rebotes temporales, FinanzaPro Cloud va a intentar durante varias horas, enviar el correo. Si luego de varios intentos todavía no lo pudo enviar, va a devolver el correo como rebotado.

Si el rebote es permanente, por ejemplo, porque el correo no existe o el servidor de correo de destino no existe, el correo se va a marcar como rebotado inmediatamente. En este caso, la dirección de correo de la persona también se va a marcar como rebotada, por lo que ya no vas a poder enviar más correos a esta dirección, y debes revisar y corregir la dirección de esta persona antes de intentar enviarle nuevamente algún otro correo.

Esta métrica es importante ya que si envías muchos correos a direcciones incorrectas, se puede ver afectada tu capacidad de enviar correos en el futuro. Un porcentaje de rebotes de más del 10% podría significar la suspensión inmediata de tu capacidad de enviar correos.

5. Si el usuario marcó el correo como spam. Esto se considera una queja, y es también una métrica muy importante que debes tomar muy, muy en serio, ya que esto podría afectar tu capacidad de enviar correos en el futuro. Por eso, es muy importante que solo envíes correos a aquellas personas que los deseen recibir, ya que un porcentaje de más de 0.5% de quejas en tus envíos, podría significar la suspensión inmediata de tu capacidad de enviar correos.

6. Si la persona hizo click en algún enlace que se haya incluido en el correo.

7. Si el correo fue recibido por nuestro servidor de correo, pero luego fue rechazado por alguna razón, antes de intentar enviarlo al servidor de destino. Esto no debe suceder nunca, pero si llegara a suceder, debes contactarnos a nuestro chat de soporte para nosotros investigar.

Enviar los comprobantes solo a las personas que no lo recibieron

Si cuando enviaste los comprobantes la primera vez, a algunas personas no se les envió, puedes utilizar la opción de "Solo boletas de pago no enviadas":

Esta opción aplica para aquellas personas a las que nunca se les envió el correo, por ejemplo, porque no tenían una dirección de correo o porque estaban marcadas como direcciones rebotadas. Estas personas son las que NO tienen un check en la columna de "Correo Enviado" en la pestaña de "Datos de la Planilla":

Si la persona SÍ tiene un check en esta casilla, pero por alguna razón no recibió el correo (por ejemplo, porque el servidor de destino rebotó el correo), esta opción NO le va a enviar nuevamente el comprobante. Para esto, debes enviar el comprobante en forma individual a esta persona, utilizando la opción que te explicamos a continuación.

Enviar los comprobantes a personas específicas

En ocasiones, vas a querer enviar el comprobante únicamente a personas específicas, por ejemplo, si la persona te solicita que le reenvíes el comprobante; o, si el correo fue rebotado por el servidor de destino por un problema con la dirección, y deseas enviarlo nuevamente.

Para esto, solo debes seleccionar la persona a la que deseas reenviar el comprobante, y luego hacer clic en la opción de "Seleccionado" en el menú de "Enviar Boletas de Pago por Correo":

Cuando haces esto, FinanzaPro Cloud va a enviar el comprobante de pago únicamente a esta persona.

Configuración del envío de comprobantes de pago por correo

Paso 1: Nombre y Dirección de la persona responsable de contestar consultas sobre la planilla

Para poder enviar los comprobantes de pago por correo electrónico, lo primero que debes hacer es ir a la ventana de "Definir Planillas", y en la definición de la planilla, en la pestaña de "Email", indicar el nombre y dirección de correo electrónico de la persona responsable de contestar preguntas y atender respuestas en relación a los comprobantes de pago enviados por correo electrónico:

Si esto está en blanco, no vas a poder enviar los comprobantes de pago. Es muy importante que esta información siempre esté al día, ya que si no, las personas de tu planilla que tienen preguntas sobre sus comprobantes de pago, no van a tener una dirección válida a donde enviar sus consultas.

Paso 2: Direcciones de correo de las personas en la planilla

Luego de esto, debes asegurarte que cada persona en tu planilla tenga una dirección válida. Esto lo haces en la sección de "Contactos", en la ventana de "Empleados":

Ahí, en la información de cada persona, debes indicar el correo electrónico:

Si alguna persona en la planilla no tiene dirección de correo electrónico, FinanzaPro Cloud no va a intentar enviarle el comprobante de pago.

Correos Rebotados

A la par del correo, vas a ver una casilla que indica si esa dirección de correo electrónico ha sido rebotada previamente:

Si esa casilla está marcada, FinanzaPro Cloud no va a intentar enviar ningún tipo de correo a esa dirección, ya que esto significa que esa es una dirección inválida.

En este caso, debes verificar y corregir primero la dirección de correo electrónico, y una vez que confirmaste que la dirección es válida y que la persona puede recibir correos a esta dirección, puedes quitar el check de esta casilla.  

IMPORTANTE: Nuestro servidor de correo mantiene una lista interna de direcciones de correo rebotadas, que mantiene por aproximadamente 15 días. Si quitas el check y no corriges la dirección, nuestro servidor de correo va a rebotar inmediatamente cualquier correo que envies a esa dirección, sin tan siquiera hacer el intento de enviarlo al servidor de destino. Esto igual se considera un rebote que afecta el porcentaje de rebotes de tu cuenta. Por eso, es MUY importante que corrijas las direcciones de correo y valides si esa dirección puede recibir correos o no. Si estás 100% seguro que la dirección es válida, puedes escribirnos por el chat para solicitar la eliminación de esta dirección de nuestra lista de correos rebotados.

Configuración Opcional: Desactivar el envío de comprobantes a ciertas personas

Si hay personas que no desean recibir el comprobante de pago por correo electrónico, puedes indicarle a FinanzaPro Cloud que no debe enviarle el comprobante a esas personas. Para esto, debes ir a la definición de la planilla, y en el detalle de esa persona, desmarcar la opción de "Habilitar envío de boletas de pago por correo":

Si esta opción NO está marcada, FinanzaPro Cloud va a omitir a esta persona del envío de comprobantes de pago, aun cuando se seleccione la opción de enviar el comprobante de pago únicamente a esa persona.

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