Tema Avanzado: Estrategias para el manejo de los correos de facturación electrónica

NOTA: Las sugerencias que damos en esta sección son temas avanzados de configuración del correo electrónico. Te recomendamos enviar esta información a tu técnico de TI, si estás interesado en utilizar alguna de las estrategias que indicamos aquí. 

IMPORTANTE: Nosotros te damos estas estrategias como sugerencias adicionales que puedes investigar, pero no damos soporte sobre estas configuraciones. Hay demasiados sistemas y clientes de correo electrónico, y nuestro personal de soporte técnico no está entrenado o capacitado para ayudarte con estas configuraciones. De ahí que te recomendamos enviarle esta información a tu técnico de TI para que te ayude con la implementación específica en tu sistema de correo electrónico. Y si tu técnico de TI necesita ayuda con alguno de estos temas, debe solicitar ayuda al soporte técnico de tu proveedor de correo electrónico, ya que nosotros tampoco le vamos a poder ayudar con sus consultas. 

Dicho esto, te damos las siguientes estrategias...

Estrategia #1: Archivar las copias de los correos originales que recibes de FinanzaPro

FinanzaPro te va a enviar dos tipos de correos: las notificaciones de los documentos recibidos, y una copia del correo original. 

En el caso del correo original, si deseas archivarlos, puedes crear un "alias" de correo nuevo, distinto a tu dirección actual, y utilizar esta dirección para recibir las copias de los correos de FinanzaPro.  

Un "alias" de correo, es una dirección adicional que puedes utilizar con tu dirección de correo electrónico, que te permite recibir correos en ambas direcciones, en la misma cuenta. Esto te permite luego hacer filtros que muevan automáticamente los correos que llegan a una dirección, a una carpeta específica (o tomar alguna otra acción con ese correo).

Por ejemplo, si tu dirección actual es:

[email protected]

podrías crear un alias que se llame:

[email protected]

Luego, usando un filtro, le puedes indicar a tu sistema de correo electrónico que todo lo que recibes en [email protected] lo archive en una carpeta separada a lo que recibes en tu dirección actual ([email protected]).

En qué te ayuda esto? Que de esta manera, puedes saber cuáles correos estás recibiendo en tu dirección actual y necesitas re-enviar a tu dirección en FinanzaPro, y cuáles correos ya están llegando directamente a FinanzaPro y no necesitas reenviar.

Direccionamiento Plus ("+")

Muchos sistemas de correo electrónico (como Gmail o Google Suite) también permiten algo que se conoce como direccionamiento "plus" o "+". Esto es una funcionalidad que básicamente te permite recibir correos en múltiples variaciones de tu correo, sin necesidad de crear aliases o configuraciones especiales. Por ejemplo, si tienes la dirección:

[email protected]

puedes recibir correo en cualquier dirección que empiece con facturaelectronica seguida de un +. Por ejemplo:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Esto no es posible en todos los sistemas de correo electrónico, pero si tu sistema lo permite, es algo rápido que puedes empezar a utilizar para aplicar filtros a los correos que recibes.

Estrategia #2: Re-enviar de manera automática los correos que recibes en tu dirección actual

Otra estrategia que te puede ayudar a simplificar tu día a día con el correo electrónico, es crear un filtro o un flujo de trabajo que re-envíe de manera automática los correos que recibes en tu dirección actual. De esta manera, no tienes que estarte preocupando si ya los enviaste o no, y hacer un trabajo manual de reenvío.

Una vez re-enviados, puedes configurar el filtro o flujo de trabajo, para que te archive ese correo en otra carpeta, y así no los tengas en tu lista de correos pendientes de revisar.

Nota: dependiendo del sistema que estés utilizando, es el nombre de la funcionalidad para esto. En Gmail o Google Suite son filtros, en Office 365 son flujos de trabajo, y en otros sistemas podría tener otros nombres.

Estrategia #3: Borrar las copias "dobles" que recibes de FinanzaPro

Cuando re-envías un correo a tu nueva dirección en FinanzaPro, vas a recibir una copia "doble" de ese correo que posiblemente quieras borrar.

En este caso, los filtros o flujos de trabajo también te pueden ayudar. Simplemente debes crear un filtro que borre de manera automática todos los correos que cumplan con estas condiciones:

  1. Que venga de la dirección [email protected]
  2. Que tenga tu nombre en la dirección "De:" del correo.

Por ejemplo, si la dirección con el que se envían tus correos es:

"Juan Perez" <[email protected]>

puedes hacer un filtro que borre todo lo que venga de:

"Juan Perez" <[email protected]>

Adicionalmente, puedes agregar en el filtro la opción de solo borrar aquellos correos que tengan "FWD: FWD:" en el asunto del correo. Esto es criterio necesario si tú también envías facturas electrónicas a título personal, al correo de tu empresa. NOTA: el texto exacto en este caso va a depender de cómo tu sistema de correo electrónico indique en el asunto del correo que es un correo reenviado.

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