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Configuración de la recepción de documentos electrónicos por correo y otras notificaciones

Por medio de una dirección de correo electrónico que te asigna FinanzaPro cuando configuras facturación electrónica, vas a poder recibir y procesar de manera automática tantos los documentos electrónicos que te envían tus proveedores (facturas de gasto, notas de crédito, etc.) como las respuestas de tus clientes de aceptación o confirmación de tus facturas.

Configuración

Las opciones de configuración de tu dirección de correo para recepción de documentos electrónicos, las encontrás en las opciones de facturación electrónica. Para esto, debes ir al app web:

https://cloud.finanzapro.com

ingresar con tu usuario y contraseña, y luego ir a Mis Compañías. Ahí, buscas la compañía que deseas configurar y haces clic en "Opciones":

En esa página vas a encontrar todas las opciones de recepción de documentos por correo electrónico y de las notificaciones que recibirás de facturación electrónica:

Tu dirección de correo para facturación electrónica

Lo primero que vas a ver, si ya tienes configurada la dirección, es tu dirección asignada de correo electrónico:

Tu dirección de correo va a ser de la forma:

<tu-identificación>@fe.finanzapro.com

Y puedes observar dos direcciones: una con guiones y la otra sin guiones. Nosotros recomendamos utilizar la dirección con guiones cuando se la des a tus proveedores para recepción de facturas, pero puedes utilizar indistintamente cualquiera de las dos.

Esta es la dirección que FinanzaPro utilizará también en los documentos electrónicos generados, para así recibir las respuestas de tus clientes en esa misma cuenta.

Si no te aparece una dirección de correo electrónico

Si no te aparece una dirección de correo electrónico como se muestra en la imagen arriba, es porque no la tienes configurada todavía. En este caso, debes llenar primero los campos que se indican a continuación y guardar los cambios.

Una vez que guardas los campos, puedes ingresar nuevamente a esta área y ya vas a ver tu dirección asignada. A partir de ese momento puedes empezar a recibir correos en esa dirección.

Campos para notificaciones y otros correos

Te explicamos a continuación los distintos campos que debes configurar para recibir las notificaciones por correo electrónico que te va a enviar el servicio de Facturación Electrónica de FinanzaPro.

Email para notificaciones importantes

Este es el correo al cual se deben enviar las notificaciones relacionadas a problemas con facturación electrónica (documentos rechazados, vencimiento de la llave criptográfica, errores por credenciales incorrectas, etc). 

Estos correos son importantes y deben ser enviados a la(s) persona(s) encargada(s) de facturación electrónica en la empresa, para que puedan tomar acción inmediata sobre el problema reportado.

Puedes indicar más de una dirección separando las direcciones con coma o punto y coma. Ejemplo: usuario1@ejemplo.com;usuario2@ejemplo.com.

Email para notificaciones de documentos recibidos

Este es el correo al cual se deben enviar las notificaciones de documentos electrónicos recibidos. Por ejemplo, puedes enviar estas notificaciones a contabilidad, a proveeduría y a gerencia, si así lo requiere tu proceso operativo. FinanzaPro enviará una notificación con información de la factura recibida, a cada una de las direcciones indicadas aquí.

Puedes indicar más de una dirección separando las direcciones con coma o punto y coma. Ejemplo: usuario1@ejemplo.com;usuario2@ejemplo.com.

Email para re-envío de correos recibidos

A este correo se va a re-enviar una copia de cada correo recibido que contenga documentos electrónicos. Este correo es una copia exacta del correo recibido tu proveedor o cliente, solo que reenviado internamente por nuestro servicio luego de ser procesado.

Puedes indicar más de una dirección separando las direcciones con coma o punto y coma. Ejemplo: usuario1@ejemplo.com;usuario2@ejemplo.com.

Email para re-envío de correos recibidos SIN XML

En ocasiones, tus proveedores o clientes te pueden enviar otro tipo de correos a tu dirección de facturación electrónica (por ejemplo, recibos de pago o correos informativos). En este campo puedes indicar a cuál correo (o correos) se debe enviar una copia de este tipo de comunicaciones.

Puedes indicar más de una dirección separando las direcciones con coma o punto y coma. Ejemplo: usuario1@ejemplo.com;usuario2@ejemplo.com.

Porqué dos direcciones para recibir copias de los correos?

Como ahora FinanzaPro procesa de manera automática los correos con documentos electrónicos que recibes, es posible que quieras enviar la copia de estos correos a una dirección de archivo o a una dirección que no revisas con frecuencia o quizá aplicar un filtro especial en tu servicio de correos electrónicos para que los archive automáticamente en una carpeta específica.

Esto está bien para los correos de documentos electrónicos, pero si recibes algún otro tipo de comunicación adicional en tu dirección de facturación electrónica, puedes enviarla a una dirección distinta, que sí revisas, y así evitar que estos correos pasen desapercibidos y se archiven sin que nadie los revise.

Nota: Esto es opcional y puedes usar la misma dirección en ambos campos si no deseas hacer una distinción entre ambos tipos de correo.

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