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Voy a empezar a usar inventarios en FinanzaPro, pero tengo mi bodega en cantidades negativas, ¿qué debo hacer?

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Los procesos de inventarios aquí descritos se llevan a cabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

Los procesos descritos aquí sólo deben llevarse a cabo cuando estás facturando en FinanzaPro sin haber ingresado un inventario inicial. Debido a esto, la existencia de tus productos en inventario está en negativo y no tienen asociados costo.

Antes de realizar los procesos descritos aquí, es indispensable que leas el siguiente articulo sobre la importancia en la determinación de la fecha de conteo del inventario físico: ¿Qué fecha debo usar al hacer los conteos físicos de inventario?

Es habitual que al haber iniciado operaciones en FinanzaPro sin haber ingresado el inventario inicial (ni existencias ni costo de productos) estés facturando en negativo, pero una vez que ya estás listo para ingresar al sistema el inventario inicial para llevar un control de inventarios correcto, debes realizar los pasos aquí descritos.

Prepara la información del inventario inicial de tus productos en bodega y prepara los archivos de importación

Prepara la información del inventario inicial (existencia y costo unitario) de los productos en tu bodega. Esta información puedes registrarla en el archivo de Excel que te permite obtener FinanzaPro exportando los productos que ya tienes en el sistema, y copiándola posteriormente a los formatos de Excel que se utilizan específicamente para importar el inventario inicial e inventario físico a FinanzaPro.

Sigue los pasos descritos en el siguiente artículo para exportar tu lista actual de productos a un archivo de Excel: Cómo exportar a Excel la lista de productos.

Cuando se descargan los productos a un archivo de Excel, estos quedan ordenados por código de producto. Ordena esta lista por categoría y subcategoría para que te sea más fácil ingresar el inventario inicial, después agrega dos columnas nuevas en este archivo (a la derecha del código de producto) para ingresar la existencia inicial y costo unitario de tus productos:

En el caso de que vayas a hacer una toma parcial del inventario, elimina de este archivo que exportaste los productos que no van a participar en el inventario, dejando únicamente los productos del inventario parcial.

Si quieres conocer más sobre inventarios parciales, lee el artículo: Conteo parcial de inventarios físicos.

Una vez que ya registraste tu inventario inicial en el archivo de Excel, descarga los siguientes archivos de importación:

- Archivo para importar Inventario Físico

- Archivo para importar Entradas de Inventario

Prepara el archivo para importar Entradas de Inventario

Copia y pega el contenido de las columnas Product, Existencia Inicial y Costo Unitario del archivo que obtuviste de FinanzaPro, a las columnas Producto, Cantidad y Costo Unitario, respectivamente, en el archivo para importar la entrada de inventario, respetando los encabezados de las columnas.

Si cuentas con el módulo de contabilidad, en la columna Cuenta de Crédito, ingresa la cuenta de depósitos en tránsito para todos los productos en la moneda correspondiente:

- Si el costo de los productos está en colones costarricenses, indica la cuenta de Depósitos en Tránsito CRC (para el Catálogo de Cuentas Recomendado es la cuenta 11-01-03-01).

- Si el costo de los productos está en dólares estadounidenses, indica la cuenta de Depósitos en Tránsito USD (para el Catálogo de Cuentas Recomendado es la cuenta 11-01-03-02).

Prepara el archivo para importar Inventario Físico

Copia y pega el contenido de la columna Product del archivo que obtuviste de FinanzaPro, a la columna Producto del archivo para importar inventario físico respetando los encabezados de las columnas e ingresa un valor de 0 en la columna Conteo Físico a todos los productos que copiaste:

Prepara el borrado e inicialización del conteo físico

Como preparación para el ingreso del inventario inicial deberás borrar el conteo físico de los productos y luego llevar a ceros los productos que forman parte del inventario.

Para llevar a cabo estas acciones, sigue la ruta:

Inventarios y Compras > Inventario Físico:

Selecciona la Bodega a la que corresponde el inventario e ingresa la Fecha de Conteo Físico del inventario:

Borra el conteo físico anterior

Primero, debes borrar cualquier cifra de conteo físico que pudiera haber en el inventario haciendo clic en Borrar:

Al terminar, verás que ya no hay cantidades en la columna Conteo Físico para ningún producto:

Ten en cuenta que al borrar no quedará información de conteo físico, esto se hace para que cuando se ingrese el conteo físico, sólo los productos que tengan una cantidad, ya sea 0 o cualquier otra cantidad, serán considerados en la aplicación del inventario físico. Esto es, los productos sin información no se considerarán al momento de realizar la aplicación.

Inicializa el inventario

La inicialización de inventario únicamente debe usarse cuando se quieren eliminar cantidades negativas de un inventario que nunca ha tenido una entrada inicial.
  • Cuando vas a hacer la entrada inicial de todos los productos del inventario (inventario total), debes usar el proceso automático de inicialización para poner en ceros el conteo físico de todos los productos del inventario.
  • Cuando quieres hacer la entrada inicial de solo algunos productos del inventario (inventario parcial), únicamente debes poner en ceros el conteo físico de ese grupo de productos.

Inicialización para un inventario total

Una vez borrado el conteo físico, haz en Inicializar para que el conteo de todos los productos del inventario sea 0:

Al terminar, notarás que en la columna de conteo físico los productos tienen 0:

Inicialización para un inventario parcial

El proceso de inicialización para una toma parcial del inventario es diferente. En este caso, únicamente debes llevar a ceros los productos que forman parte del inventario parcial. Para ello deberás importar el archivo de inventario físico que preparaste al inicio de esta guía (Formato_para_Importar_Inventario_Fisico.xls), de esta forma no se afectará la existencia actual de los demás productos en el inventario al momento de inicializar y aplicar el inventario parcial.

Arrastra y suelta este archivo en cualquier parte de FinanzaPro para subirlo a la nube:

y haz clic en Importar:

Después, verás el siguiente mensaje que te alerta sobre lo que va a pasar al importar el conteo físico de un archivo. Como ya borraste el conteo físico, haz clic en Ok para continuar:

Localiza el archivo de Excel con el inventario físico. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Haz clic en Abrir:

Cuando termine el proceso de importación, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Ahora, en esta ventana verás que el conteo físico de los productos en el inventario parcial es 0 y que no hay información en los productos que no pertenecen a él:

Aplica el inventario

El proceso de aplicación del conteo físico genera movimientos de entrada y salida por ajuste de inventario para convertir la existencia del producto en el sistema a la cantidad indicada en el conteo físico.

Como tienes productos con existencia en negativo al haber facturado sin inventario, antes de ingresar el inventario inicial se tiene que convertir esa existencia a 0. Con este proceso se generarán movimientos de entrada por ajuste de inventario para cada producto con existencia en negativo para convertirla a 0 que es el valor del conteo físico. Por ejemplo, si un producto tiene una existencia de -76 unidades, se generará un movimiento de entrada de inventario por 76 unidades para dejar la existencia en 0. También, al poner en ceros la existencia, al ingresar el inventario inicial se podrá calcular de forma correcta el costo unitario de los productos.

Toma en cuenta que sólo los productos con información en el conteo físico, que en este caso es un 0, son los que se van a aplicar. Los productos sin información en conteo físico no se van a aplicar.

La siguiente imagen pertenece al conteo físico de un inventario parcial por lo que verás 0 sólo para algunos productos. Si se tratara de un inventario total, todos los productos tendrían 0.

Haz clic en Aplicar:

Responde con Ok al siguiente mensaje:

Posteriormente, verás el siguiente mensaje que te pregunta si deseas aplicar automáticamente los movimientos de entradas y salidas de inventario que se van a generar en la aplicación:

  • Responde con Sí, si deseas que se haga la aplicación automática de estos movimientos de ajuste. Estos movimientos los puedes consultar después en la opción Historial de Transacciones del menú Inventarios y Compras.
  • Responde con No, si deseas aplicar estos movimientos manualmente más tarde en en la opción Entradas de Inventario del menú Inventarios y Compras.

Verifica que se haya inicializado la existencia de los productos

Ya que se ha hecho la inicialización de inventario, ya sea de todos los productos o solo de un grupo de ellos, verifica que realmente esos productos del inventario hayan quedado en ceros después de la aplicación con un reporte de inventario a la fecha del conteo físico, siguiendo la ruta:

Reportes > Reporte de Inventario

Proporciona la Fecha del Inventario y haz clic en Obtener Datos:

Revisa que la existencia de todos los productos inicializados tengan existencia 0:

Sube a la nube el archivo de Excel con el conteo del inventario inicial

Una vez que el inventario está en ceros, deberás subir a la nube el archivo de Excel con el conteo del inventario inicial para poderlo importar. Esto lo logras arrastrando el archivo de Excel y soltándolo en cualquier parte de la pantalla de FinanzaPro (el archivo se guardará en la carpeta Webfile de Este Equipo):

Importa el archivo de Excel con el conteo del inventario inicial

Sigue esta ruta:

Inventarios y Compras > Entradas de Inventario

Haz clic en Agregar e ingresa la información de la entrada del inventario:

  • Fecha. Fecha de la entrada del inventario.
  • Categoría. Elige del menú desplegable la categoría 'Inventario Inicial'.
  • Bodega. Elige la bodega de tus productos.

Una vez que ingreses esta información, esta ventana podría verse así:

Haz clic en el check √ para guardar esta información, y haz clic en Importar desde archivo de Excel, posteriormente haz clic en OK en el siguiente mensaje:

Ubica el archivo de Excel con el inventario inicial. Al subirlo a la nube, quedó en la carpeta Webfile en Este Equipo. Haz clic en Abrir:

Cuando termine el proceso de importación, verás el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para continuar:

Puedes cambiarte a la pestaña Productos para ver los productos que acabas de importar, con su cantidad y costo unitario:

Aplica el inventario que acabas de importar

Una vez que se ha importado el archivo se debe aplicar esta entrada de inventario para que se generen los movimientos de entrada por inventario inicial y se convierta en la existencia de los productos.

Regresa a la pestaña Entradas de Inventario y haz clic en Aplicar:

Haz clic en Ok en el siguiente mensaje para continuar:

Mientras se procesa la aplicación, verás un mensaje como este que te informa sobre el progreso de la aplicación:

Al terminar, se mostrará en pantalla el reporte de entrada del inventario inicial:

Puedes imprimirlo o guardarlo como archivo PDF. También, puedes obtener el reporte de inventario para verificar que hayan quedado cargadas las cantidades respectivas en esta ruta:

Reportes > Reporte de Inventario

Proporciona la Fecha del Inventario y haz clic en Obtener Datos:

Y revisa la existencia de los productos:

También, puedes revisar el historial de movimientos de cada uno de tus productos en la referencia de inventario con la ayuda del artículo: Cómo obtener la referencia de inventario de tus productos.

Deshabilita la facturación en negativo

Una vez que ya tu inventario dejó de tener existencias en negativo puedes deshabilitar la facturación en negativo, a menos que por tu operación necesites seguir facturando así.

Para deshabilitar esta opción, sigue la ruta:

General > Definir Compañía

Haz clic en Editar:

De forma predeterminada, esta ventana se abre en la pestaña Configuración, si no es así, cámbiate a ella y haz clic en Inventarios y Compras, deshabilita la opción Permitir Cantidades Negativas en Inventario y haz clic en Aceptar:

A partir de este momento, sólo los artículos con existencia podrán ser vendidos.

Recalcula el inventario

Si haz tenido movimientos después de ingresar el inventario inicial, deberás recalcular la existencia y costo unitarios a la fecha en base a los movimientos de entradas (compras) y salidas (ventas) que hayan ocurrido después de la fecha de conteo del inventario inicial para que refleje cantidades y costos correctos en las operaciones diarias.

Por ejemplo, una compañía comenzó operaciones el 1ro. de agosto y envió el 7 de agosto su inventario inicial con fecha de conteo físico del 31 de julio. Entonces, será necesario que una vez que ya se haya realizado la entrada de inventario inicial, se recalcule el inventario para que la existencia y costos unitarios en inventario reflejen correctamente los movimientos de entrada y salida después de la toma del inventario inicial, o sea, todo lo que ocurrió - compras y ventas- del 1ro. al 7 de agosto.

Para recalcular el inventario sigue la ruta:

General > Definir Compañía

Haz clic en Editar:

Cámbiate a la pestaña Herramientas, selecciona la opción Recalcular datos de Inventario y haz clic en Ejecutar:

Proporciona la Fecha del inventario a recalcular (fecha de entrada de inventario) y haz clic en Aceptar para que comience el proceso:

Si durante el proceso de recálculo de inventario FinanzaPro llegara a marcar algún error, debes sacar copia de la pantalla y enviarla a Ingeniería de Soporte y no tocar nada hasta esperar la respuesta de Ingeniería.

Al terminar, se mostrará en la pantalla el siguiente mensaje. Haz clic en Ok para terminar:

Y finalmente, haz clic en Aceptar:

Una vez recalculado existencias, deberás de recalcular los márgenes de utilidad, siguiendo las instrucciones del artículo: Recálculo de márgenes de utilidades.

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