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Asignar códigos Cabys a tus productos en FinanzaPro

Arturo Monge Actualizado por Arturo Monge

La asignación de códigos Cabys a tus productos se lleva a cabo en el App de Windows de FinanzaPro. Si necesitas ayuda para ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro

¿Qué son los códigos Cabys?

El Cabys o Catálogo de Bienes y Servicios es un catálogo desarrollado por el Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda para la codificación de los bienes y servicios que se comercializan en Costa Rica. Con la entrada en vigencia de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, el Ministerio de Hacienda se enfoca en mejorar los mecanismos de control y fiscalización tributaria y de ahí nace la iniciativa de la Hacienda costarricense de crear este catálogo.

Este catálogo agrupa los bienes y servicios en categorías jerarquizadas y les asigna un código a cada uno. Inicia con 10 categorías generales y se va ampliando a más de 20.000 productos. El código de las categorías generales está compuesto por 1 dígito, el de la siguiente por 2 dígitos, y así sucesivamente hasta llegar a los productos, identificados por 13 dígitos.

Las primeras cinco categorías, con excepción de prendas de vestir y medicamentos, responden al clasificador internacional denominado Clasificación Central de Productos (CCP), publicado por Naciones Unidas, con el respaldo de organizaciones estadísticas internacionales tales como Eurostat y OCDE. La CCP mantiene una correspondencia con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU) y con el Sistema Armonizado de Designación y Codificación de Mercancías, base del Sistema Arancelario Centroamericano (SAC).

Puedes obtener más información sobre qué es el Cabys en la página del BCCR aquí. En esta página, hay una sección de Preguntas Frecuentes con información detallada del Cabys.

¿Porqué debo asignar códigos Cabys a mis productos?

La importancia de los códigos Cabys y la razón por la cual debes asignar estos códigos a tus productos en FinanzaPro es que a partir del 1ro de Diciembre, 2020, estos códigos son obligatorios para facturación electrónica. Es decir, si el producto que estás facturando no tiene un código Cabys asignado, no vas a poder facturar. De ahí la necesidad de asignar un código Cabys a todos los productos que vendes actualmente a travez de FinanzaPro.

Cómo asignar códigos Cabys a tus productos en FinanzaPro

Para empezar el proceso de asignación de códigos Cabys a tus productos, debes ir al área Asignar Códigos Cabys en la pestaña Inventarios:

Búsqueda de productos

Cuando ingresas a esta área, vas a ver una serie de opciones que te permiten buscar los productos a los cuales deseas asignar los códigos Cabys.

En esta ventana puedes buscar por:

  • Palabra clave en la descripción del producto.
  • Categoría de productos.
  • Subcategoría de productos.

También, puedes utilizar la opción Búsqueda Avanzada que te va a dar las siguientes opciones adicionales de búsqueda:

Cuando haces una búsqueda, vas a ver la lista de productos que cumplen con los criterios que indicaste, además del código Cabys que esos productos tienen asignado actualmente (en la última columna):

Selecciona los productos para asignarles código Cabys

Una vez que completaste la búsqueda de productos, debes seleccionar entre los resultados de esa búsqueda, aquellos productos a los cuales les deseas asignar (o modificar) el código Cabys. Para esto, tienes dos opciones:

Seleccionar un producto individual para asignarle el código

Si deseas asignar (o modificar) el código Cabys únicamente a un producto, entonces solo debes hacer doble-clic sobre la línea del producto que deseas modificar. Esto abrirá inmediatamente la ventana de búsqueda de códigos Cabys.

Seleccionar varios productos para asignarles el mismo código Cabys

Si deseas asignarle el mismo código Cabys a varios productos, entonces puedes usar las casillas de selección a la izquierda de la lista de productos:

También puedes hacer SHIFT-CLIC para seleccionar un rango de productos (haces clic en el primer producto y luego SHIFT+CLIC en el último producto que deseas seleccionar) o CTRL+CLIC para seleccionar productos no contiguos.

Cuando ya tienes seleccionados los productos a los que deseas asignarle un nuevo código Cabys, debes hacer clic en el botón Asignar Código en la barra superior de herramientas:

Esto abrirá la ventana de búsqueda de códigos Cabys.

Búsqueda de códigos Cabys por términos de búsqueda

La primera opción que te aparece para buscar códigos Cabys, es la opción de buscar códigos por términos de búsqueda:

Para empezar tu búsqueda, debes digitar términos relacionados con el código que deseas encontrar (ej. computadoras).

Puedes ejecutar la búsqueda presionando la tecla ENTER o haciendo clic en el botón Buscar.

Cuando haces la búsqueda, FinanzaPro va a buscar todos los códigos relacionados con el o los términos de búsqueda que indicaste. FinanzaPro usa un motor de búsqueda avanzado, que hace un análisis lingüístico de las palabras y busca los códigos más relevantes. Los resultados de esta búsqueda se ordenan desde los más relevantes a los menos relevantes (es decir, los resultados más relevantes los vas a encontrar de primero en la lista).

Los siguientes operadores de búsqueda están disponibles:

  • Texto sin comillas (ej. computadoras portátiles): todos los términos de búsqueda deben aparecer en la información del producto, en cualquier posición.
  • Texto con comillas (ej. "computadoras portátiles"): la frase entre comillas debe aparecer en la información del producto, con las palabras en la misma posición que en la frase. Esta es una búsqueda por "frase" y no por palabras.
  • Operador OR (ej. computadoras OR calculadoras): la información del producto debe contener cualquiera de los términos indicados, pero no necesariamente todos. En el ejemplo anterior, cualquier producto que tenga el término computadoras o el término calculadoras en su información, serán considerados como parte de los resultados de búsqueda.
  • Operador - (ej. computadoras -portátiles): El símbolo - antes de un término de búsqueda le indica al motor de búsqueda que no debe considerar resultados que tengan el o los términos negados. En el ejemplo anterior, le estamos indicado al motor de búsqueda que deseamos todos los productos que tengan el término computadoras pero que NO tengan el término portátiles.

Adicionalmente, vas a ver un panel de categorías a la derecha de los códigos, que te indica las categorías Cabys a las que está asignado el código seleccionado. Esto es útil, por ejemplo, si no estás seguro de haber encontrado el código que necesitas por medio de términos de búsqueda, y quizá prefieras ver otros códigos relacionados con algún código potencial, que están en la misma categoría.

Si encontraste un código que deseas utilizar, selecciona el código y haz clic en el botón Asignar Código Cabys abajo de la lista de resultados, para asignar ese código a todos los productos que seleccionaste en tu búsqueda inicial de productos.

Búsqueda de códigos Cabys por categoría

Si no encontraste el código que necesitabas utilizando términos de búsqueda, y deseas hacer una búsqueda un poco más amplia, o quizá simplemente deseas familiarizarte con el catálogo de Cabys, entonces puedes usar la búsqueda de códigos por categoría:

En esta ventana, tienes el árbol de categorías a la izquierda. Ahí puede ver la lista de categorías completa disponibles en el catálogo Cabys. Inicialmente, vas a ver las categorías raíz del catálogo. Puedes hacer clic en ellas para ver todos los productos contenidos en esas categorías, o puedes abrir cada categoría para ver todas sus subcategorías disponibles. Esto te permite ir filtrando la lista de códigos a la derecha cada vez más, hasta encontrar un grupo de códigos relacionados con el código que deseas encontrar.

En la lista de códigos de una categoría, se van a mostrar todos los códigos de esa categoría y todas sus categorías. Es decir, si haces clic en la categoría raíz "1", vas a ver todos los códigos que empiezan con "1". Si abres esa categoría y haces clic en la categoría "13", vas a ver todos los códigos que empiezan con "13". De esta manera, puedes ir filtrando el catálogo de códigos Cabys tanto como lo desees.

En la lista de códigos también tienes una opción de búsqueda simple que, aunque no es tan avanzada como la búsqueda por términos, te permite filtrar los códigos en base a palabras que deseas ver en cualquier parte de la descripción del código.

Si encontraste un código que deseas utilizar, selecciona el código y haz clic en el botón Asignar Código Cabys abajo de la lista de resultados, para asignar ese código a todos los productos que seleccionaste en tu búsqueda inicial de productos.

Estrategias para asignar códigos Cabys

El proceso de asignar códigos Cabys a tus productos es definitivamente laborioso. Sin embargo, te recomendamos algunas estrategias para facilitar este proceso de manera que puedas completarlo lo más rápido posible:

  1. Asigna códigos Cabys únicamente a tus productos activos. Si tienes productos que ya no vendes y que ya no vas a vender más, no es necesario asignarle un código Cabys.
  2. Empieza con tus productos más vendidos. Los productos que más vendes son los que más rápidamente deben tener asignado un código Cabys. Así, cuando este requerimiento entre en vigor, vas a poder facturar estos productos sin problemas.

    Si por alguna razón, no te diera tiempo de asignar códigos Cabys a todos los productos que vendes, aquellos productos de menor venta los puedes asignar con más calma y con más tiempo, e inclusive, si algún producto de baja venta no se pudiera facturar por falta de un código Cabys (una vez que este requerimiento entre en vigor) probablemente sea más rápido poder resolver la situación en el momento para ese caso específico.
  3. Asigna códigos en base a categorías o subcategorías de productos. De esta manera, los códigos que asignes muy probablemente sean iguales para varios o todos los productos dentro de una misma categoría o subcategoría, y si no son iguales, probablemente los códigos estén muy relacionados y los puedas encontrar dentro de una misma categoría Cabys.
  4. Solicita a tus proveedores los códigos Cabys de los productos que les compras. Si tus proveedores son importadores o productores de esos productos, entonces son los más indicados para definir el código Cabys de esos productos que importan o producen, y así pueden ayudar a que todos sus clientes utilicen los mismos códigos Cabys para esos productos.
  5. Si eres un importador o productor, facilita los códigos Cabys de esos productos a tus clientes. Esto va a facilitar enormemente el trabajo de ellos.

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