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Cómo Manejar la Licencia por Maternidad

Rebeca López Perea Actualizado por Rebeca López Perea

Actualmente, FinanzaPro no maneja el concepto de licencia por maternidad, sin embargo es posible hacer unos ajustes al salario bruto por medio de cargos y reembolsos y obtener el neto a pagar a una empleada con licencia.

Las licencias por maternidad consideran lo siguiente:

  • Indemnización equivalente al total del salario normal, pagada 50% por el patrono y 50% por la CCSS.
  • Aportaciones a la CCSS del patrono y la trabajadora calculadas en base al monto de indemnización que paga el patrono.
  • Exención del impuesto sobre la renta en la indemnización por licencia de maternidad

Para este cálculo

Asegúrate de que el salario de la empleada esté registrado en la planilla de forma normal sin rebajos, de este modo no se verá afectado el cálculo de aguinaldo durante el periodo de maternidad, como tampoco se afectarán los promedios salariales para el cálculo de vacaciones, cesantía y liquidaciones:

· Cualquiera de los cálculos que se se presentan a continuación deben llevarse a cabo cada quincena mientras dure la licencia.

· Toma en cuenta que para cualquiera de los dos cálculos que te presentamos a continuación, deberás ajustar el total de obligaciones, ya que estas se estarán calculando para el 100% del salario.

· Las cuentas contables que se muestran en este artículo son de ejemplo.

Cuando una empleada está de licencia por maternidad en toda la quincena

En este caso, se debe calcular la planilla normal y calcular el monto de la indemnización para toda la quincena, y hacer ajustes con cargos y reembolsos para obtener el monto a pagar siguiendo los pasos que se detallan más adelante.

Para este ejemplo suponemos los siguientes datos:

  • Un monto de salario mensual normal de ₡2,000,000 que equivale a ₡1,000,000 a la quincena.
  • Un monto de indemnización mensual de ₡1,000,000 que equivale a ₡500,000 a la quincena.
  • Días de trabajo normales: 0
  • Días de licencia por maternidad: 15
  1. Genera la planilla de la forma habitual tomando en cuenta que aunque la empleada esté de licencia, los días para el cálculo de la planilla son 15 días normales:
  1. Toma nota del importe de deducciones por CSSS, del impuesto de renta y de las obligaciones que resultaron del cálculo de la planilla:

Para este cálculo tenemos:

  • Sueldo bruto: ₡1,000,000
  • Deducciones: ₡105,000
  • Impuesto: ₡77,000
  • Neto a pagar: ₡818,000
  • Obligaciones:₡265,000
  1. Ahora, cambia los días de salario normal a 0 y los días de incapacidad a 15 y vuelve a recalcular la planilla para la empleada haciendo clic en el check en la parte inferior de la ventana. De este modo obtendrás el monto de la indemnización por licencia de toda la quincena y las deducciones correspondientes :
  2. Ahora, anota el importe de deducciones y obligaciones que corresponden a la indemnización por licencia de maternidad:

Con esta información, obtienes:

  • Monto de la Indemnización a la quincena: ₡500,000
  • Deducciones: ₡52,500
  • Neto a pagar: ₡447,500
  • Obligaciones: ₡132,500
  1. Obtén el monto de cargos y reembolsos a aplicar:
  2. Vuelve a calcular la planilla con 15 días normales y aplica los cargos y reembolsos que obtuviste para obtener el neto a pagar de la indemnización de la licencia, sin afectar los promedios de salario ni el aguinaldo de la empleada:

y al final, recalcula la planilla de la empleada haciendo clic en el check en la parte inferior de la ventana de edición de la planilla.

  1. Obtén la presentación preliminar de la boleta de la empleada para verificar que tu cálculo es correcto:

El monto a pagar coincide con el calculado en los puntos 4 y 5.

IMPORTANTE
No debes entregar esta boleta de planilla a la empleada
, ya que por ley no se pueden hacer cargos por indemnización, de modo que deberás hacer esta boleta de forma manual con la información proporcionada en los puntos 4 y 5. Este proceso es una ayuda para calcular la indemnización por licencia de maternidad y conservar acumulados de salario y aguinaldo correctos.

Cuando una empleada entra o sale de licencia a mediados de la quincena

Para este caso, debes calcular el salario normal para los días de la quincena que trabajó normal (sin licencia), y el monto de la indemnización para los días con licencia de maternidad.

Para este ejemplo suponemos los siguientes datos:

  • Un monto de salario mensual normal de ₡2,000,000 que equivale a ₡1,000,000 a la quincena.
  • Un monto de indemnización mensual de ₡1,000,000 que equivale a ₡500,000 a la quincena.
  • Días de trabajo normales: 7
  • Días de licencia por maternidad: 8

  1. Genera la planilla de la forma habitual tomando en cuenta que aunque la empleada esté de licencia, los días para el cálculo de la planilla son 15 días normales:
  1. Toma nota del importe de deducciones por CSSS, del impuesto de renta y de las obligaciones que resultaron del cálculo de la planilla:

Para este cálculo tenemos:

  • Sueldo bruto: ₡1,000,000
  • Deducciones: ₡105,000
  • Impuesto: ₡77,000
  • Neto a pagar: ₡818,000
  • Obligaciones:₡265,000
  1. Genera la planilla de la forma habitual y edítala para modificar los días normales a 7 días, de esta forma obtendrás el monto de salario normal, sus deducciones e impuestos para los días que trabajó de forma normal (sin licencia), y anótalos:

Para 7 días trabajados de forma normal (sin licencia) se obtiene:

  • Sueldo bruto: ₡466,666.67
  • Deducciones: ₡49,000.00
  • Impuestos: ₡4,566.66
  • Sueldo Neto: ₡413,100.01
  • Obligaciones: ₡123,666.67
  1. Calcula el monto de la indemnización de los días de licencia cambiando a 0 los días de salario normal y a 8 los días de licencia. Vuelve a recalcular la planilla para la empleada haciendo clic en el check en la parte inferior de la ventana. De este modo obtendrás el monto de la indemnización que corresponde al patrono por la licencia en esta quincena, así como el monto correspondiente a las deducciones y anótalos:

Para 8 días de licencia por maternidad:

  • Indemnización a cargo del patrono: ₡266,666.67
  • Deducciones: ₡28,000.00
  • Impuestos: 0 (Siempre será cero aunque la planilla calcule algún monto)
  • Indemnización neta: ₡238,666.67
  • Obligaciones: ₡70,666.67

  • Monto total a pagar en la quincena: ₡651,766.67 (₡413,100.01 de sueldo normal + ₡238,666.67 de indemnización)
  1. Con la información obtenida, calcula reembolsos y cargos para ajustar el monto a pagar:
  1. Calcula nuevamente la planilla para la empleada indicando 15 días normales y aplicando los montos de cargos y reembolsos que obtuviste y haz clic en el check en la parte inferior de la ventana para recalcular la planilla de la empleada:
  1. Obtén la presentación preliminar de la boleta de la empleada:

El monto a pagar coincide con el calculado en los puntos 4 y 5.

IMPORTANTE
No debes entregar esta boleta de planilla a la empleada
, ya que por ley no se pueden hacer cargos por indemnización, de modo que deberás hacer esta boleta de forma manual con la información proporcionada en los puntos 4 y 5. Este proceso es una ayuda para calcular la indemnización por licencia de maternidad y conservar acumulados de salario y aguinaldo correctos.

Ajuste al monto de obligaciones

Cualquiera de los dos métodos se calculan sobre una planilla normal de 15 días con ajustes por medio de cargos y reembolsos para obtener el neto a pagar. Por este motivo, el monto de obligaciones que calcula la planilla es para un salario normal, que en el caso del ejemplo es de ₡265,000 para un salario de ₡1,000,000 a la quincena.

  • En el caso de una quincena completa con licencia, el monto de obligaciones a pagar debe ser ₡132,500 para una indemnización a la quincena de ₡500,000 de nuestro ejemplo. En este caso, se deben reducir las obligaciones calculadas en la planilla en ₡132,500.
  • En el caso de una quincena mixta, en donde hay días trabajados normales y días con licencia, el monto de las obligaciones corresponde a la suma de las obligaciones del salario de los días trabajados normales y las obligaciones de la indemnización de los días de licencia. Para nuestro ejemplo, el monto total de las obligaciones debe ser de ₡194,333.34 (₡123,666.67 para 7 días de salario normal + ₡70,666.67 para 8 días con licencia). En este caso, se deben reducir las obligaciones calculadas en la planilla en ₡70,666.66.

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