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Aprobación de transferencias entre bodegas

En caso de tener múltiples bodegas en tu empresa, cada una con un personal diferente responsable por el inventario de esa bodega, puedes utilizar el proceso de "Aprobación de Transferencias" para darle más control a los encargados de cada bodega sobre el inventario que ingresa a sus bodegas.

Cuando se utiliza el proceso de aprobación de transferencias, el inventario de las transferencias aplicadas ya no se registra de inmediato a la bodega de destino. En lugar de eso, los productos se mueven a una bodega de "Transferencias en Tránsito" en donde el inventario permanece hasta que la transferencia sea aprobada o rechazada por los usuarios autorizados para este proceso en cada bodega.

Proceso de transferencias sin aprobación

En el siguiente diagrama, vemos cómo funciona el proceso de aplicación de transferencias de inventario, cuando no se requiere aprobación:

Proceso de transferencias con aprobación

Cuando se activa la aprobación de transferencias, los productos de la transferencia ya no ingresan de manera inmediata a la bodega de destino, si no que se almacenan primero en una bodega de "transferencias en tránsito" como se muestra en el siguiente diagrama:

Si la transferencia es aprobada (el mismo día o días después), es hasta ese momento que se hace el ingreso de los productos de la transferencia a la bodega de destino.

Si existiera algún problema con la transferencia, los encargados de la bodega de destino pueden rechazar la transferencia. En este caso, los encargados de la bodega de origen serán notificados y los productos se regresarán a esa bodega, sin afectar en ningún momento la bodega de destino.

Cómo activar el proceso de aprobación de transferencias

La activación del proceso de aprobación de transferencias se lleva a acabo en el App Clásica de FinanzaPro. Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App Clásica de FinanzaPro.

Para activar el proceso de aprobación de transferencias, sigue la ruta:

General > Definir Compañías > Editar

Ahora, en la pestaña Configuración, en la opción Valores por Omisión de Inventarios y Compras, habilita la opción para requerir la aprobación de transferencias:

Si es la primera vez que configuramos este proceso de aprobación de transferencias, cuando hacemos clic en Aceptar, FinanzaPro nos va a indicar que es necesario configurar la nueva bodega de "Transferencias en Tránsito" y nos solicita la información necesaria para crear esta bodega:

Aquí es importante destacar:

  1. Debemos indicar la divisa en la que queremos manejar los costos de la bodega. Se recomienda utilizar la misma divisa que usamos para el resto de nuestras bodegas.
  2. Si estamos trabajando con integración contable, debemos previamente crear la cuenta contable de activo que deseamos asignar a la nueva bodega de transferencias en tránsito. También debemos configurar las cuentas para ajustes y cantidades en negativo, que deberían ser también las mismas cuentas que usamos para el resto de nuestras bodegas.

    En este ejemplo usamos las cuentas del catálogo recomendado de FinanzaPro: la cuenta 11-03-08 de bodega de transferencias en tránsito, la cuenta 45-01-02 de pérdidas o ajustes de inventarios y la cuenta 45-01-03 de ajustes de costos por inventarios en negativo, para la Cuenta de Activos, Cuenta de Gastos y Cuenta de Ajuste de Cantidades en Negativo, respectivamente.

Cómo cambia el proceso de aplicación de transferencias

Una vez activado el nuevo proceso de aprobación, el proceso de aplicación de transferencias es exactamente el mismo y las transferencias se crean de exactamente la misma manera que siempre se han creado: se indica la bodega de origen y la bodega de destino a la que se desean transferir los productos (lee el artículo: Transferencias de Inventario).

Sin embargo, cuando se aplica la transferencia, el reporte de la transferencia aplicada ahora nos va a indicar que la transferencia requiere de aprobación y que se han movido los productos a la bodega de transferencias en tránsito y no a la bodega de destino:

El reporte también nos indica la bodega de destino original a la cual van a llegar los productos una vez aprobada la transferencia.

Aprobación o rechazo de transferencias pendientes

Para aprobar o rechazar una transferencia, el encargado de la bodega correspondiente debe ir al App de Windows de FinanzaPro, a la opción Transferencias Pendientes de Aprobación del menú de inventarios:

Si tienes dudas sobre cómo ingresar a esta app, lee el artículo: Cómo ingresar al App de Windows de FinanzaPro.

Ahí, se debe seleccionar la bodega de destino (o seleccionar <Todas>) para ver las transferencias pendientes de aprobación de las bodegas a las que se tiene acceso:

Para aprobar o rechazar una transferencia seleccionada en esta ventana, se deben utilizar las opciones en la barra de herramientas de esa ventana:

Cuando se aprueba o se rechaza una transferencia, el reporte de transferencia ahora va a indicar el estado de la misma:

Consultar del estado de las transferencias pendientes de aprobar

El histórico de transferencias ahora muestra campos adicionales que te van a permitir consultar el estado de una transferencia.

Estas columnas están ocultas por omisión y deben agregarse a la vista por medio del selector de columnas.
El histórico de transferencias se encuentra en el App Clásica de FinanzaPro en el menú Inventarios y Compras.

Puedes agregar las columnas adicionales con el selector de columnas:

Qué hacer en caso de un rechazo de una transferencia

Cuando te rechazan una transferencia, probablemente fue por algún error en la misma que debe corregirse para volver a intentar la transferencia. Como las transferencias rechazadas no pueden ser desaplicadas (por ser parte de un proceso de aprobación con una auditoría de movimientos), debes volver a hacer la transferencia para solicitar nuevamente su aprobación.

Para que no tengas que volver a digitar la transferencia de nuevo, lo que debes hacer es hacer una copia de la transferencia, desde el histórico de transferencias. Simplemente ubicas la transferencia que te rechazaron, la seleccionas, y haces click en la opción Copiar Transferencia:

Esto te va a crear una nueva transferencia en la ventana de transferencias pendientes, con los mismos datos de la transferencia original.

Configuración de notificaciones por correo electrónico

Si deseas enviar una notificación por correo electrónico a los encargados de una bodega cada vez que haya una nueva transferencia que requiera aprobación, o cuando se aprueben o rechacen transferencias, simplemente debes indicar en la configuración de la bodega respectiva, la lista de usuarios a los que deseas notificar:

Esta opción se encuentra en la ruta Parámetros > Bodegas > Bodegas del App Clásica de FinanzaPro.

FinanzaPro se va a encargar de enviar un correo con la información de la transferencia pendiente de aprobar, aprobada o rechazada, a los usuarios que indiques en esta ventana.

Reporte de Productos en Tránsito

Si empiezas a trabajar con la nueva funcionalidad de aprobación de transferencias, es posible que eventualmente necesites verificar cuáles productos de tu inventario están en tránsito en cualquier momento dado. Como esto se maneja en una bodega separada, puedes generar un reporte de inventario de esa bodega; sin embargo, ese reporte no te da la información de la transferencia que generó ese inventario en tránsito.

Para ayudarte a tener más claridad de tu inventario en tránsito, hemos creado el reporte Productos en Tránsito por Transferencias del menú Reportes del App Clásica de FinanzaPro, que te da toda la información que necesitas para saber por qué tu inventario está en tránsito:

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